Istana melalui Kementerian Sekretaris Negara (Kemensetneg) menerbitkan aturan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) kementerian dan lembaga pemerintah. Kebijakan itu tertuang dalam Surat Edaran nomor B-32/M/S/LN.00/12/2024.
Surat itu meminta kementerian dan lembaga melakukan penghematan dalam perjalanan luar negeri. Surat diteken langsung oleh Mensesneg Prasetyo Hadi pada 23 Desember 2024.
"Menindaklanjuti arahan Presiden Republik Indonesia dalam Sidang Kabinet tanggal 23 Oktober 2024 dan 6 November 2024, agar Saudara Pimpinan Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi beserta jajaran melakukan penghematan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)," tulis surat edaran tersebut.
Berikut aturan lengkap surat edaran Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) kementerian dan lembaga pemerintah:
1. PDLN dilakukan secara efektif, efisien, dan selektif dalam rangka mendukung Asta Cita Presiden RI yang hasil kongkritnya dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kinerja Pemerintah dan pembangunan daerah.
2. PDLN dilakukan dalam rangka kegiatan yang memiliki urgensi substantif dan sepanjang tidak terdapat tugas prioritas ataupun mendesak di dalam negeri.
3. Kegiatan PDLN dilaksanakan dalam jumlah peserta yang sangat terbatas dengan ketentuan sebagai berikut:
Tugas belajar program diploma/sarjana/master/doktoral/post-doktoral: Sesuai permohonan.
Kurir diplomatik/tenaga ahli Indonesia penelitian/pengumandahan/detasering: Sesuai permohonan.
Misi olahraga: Sesuai permohonan dengan membatasi jumlah pendamping.
Kunjungan Presiden/Wakil Presiden: Sesuai arahan Presiden RI melalui Menteri Luar Negeri.
Kunjungan Menteri/pimpinan lembaga: Sesuai arahan Menteri Sekretaris Negara.
Misi kemanusiaan: Sesuai arahan Menteri Sekretaris Negara.
Forum internasional lintas kementerian/lembaga: Sesuai rekomendasi instansi penjuru.
Pembinaan/pengawasan/inspeksil/factory acceptance Test: 3 orang.
Perbantuan teknis/misi khusus bidang pengamanan: 4 orang.
Pameran/promosi/misi kebudayaan/misi pariwisata/misi dagang/misi investasi: 5 orang, bagi pendamping agar memperhatikan asas proporsionalitas
Pelatihan/Training/Studi Tiru: 10 orang.
Studi Banding/ Benchmarking/ Seminar/ Simposium/ Workshop/ Konferensi: 3 orang.
Sidang/dialog/pertemuan bilateral, regional, multilateral, internasional/penjajakan kerja sama: 5 orang, dalam hal bentuk kegiatannya terdapat working group, maka dapat ditugaskan 2 orang per working group yang merupakan bagian dari delegasi utama berasal dari lintas organisasi
Seremonial/Penganugerahan/Penghargaan/Penandatanganan: 3 orang
4. PDLN dilakukan setelah mendapat izin dari Presiden RI melalui Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, dengan prosedur:
a. Permohonan PDLN diajukan dalam jangka waktu paling lambat 7 tujuh hari sebelum rencana tanggal keberangkatan.
b. Pengajuan berkas permohonan PDLN wajib dilengkapi dengan dokumen:
1) Kerangka Acuan Kerja yang memuat informasi mengenai urgensi kegiatan, justifikasi peran substantif penugasan peserta PDLN, analisis biaya dan manfaat, serta rencana tindak lanjut pasca kegiatan.
2) Konfirmasi resmi keikutsertaan individu beserta jadwal/agenda kegiatan/rundown yang bersumber dari mitra penyelenggara luar negeri.
3) Korespondensi rencana pelaksanaan kegiatan PDLN dengan perwakilan Pemerintah Republik Indonesia pada negara yang dituju.
4) Keterangan pembiayaan khususnya bagi kegiatan PDLN yang dibiayai:
i) Sepenuhnya atau sebagian dari dana pribadi, dan
ii) Sepenuhnya atau sebagian dari donor/sponsor.
5) Rekomendasi dari Kementerian Luar Negeri, untuk PDLN ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, dan
6) Perjanjian tugas belajar bagi kegiatan PDLN dalam rangka mengikuti pendidikan gelar.
c. Bagi kegiatan PDLN yang dilaksanakan oleh para Menteri/Wakil Menteri/Pimpinan Lembaga, maka permohonan izin PDLN diajukan bersamaan dengan:
1) Permohonan persetujuan Tim pendamping substansi maupun non-substansi.
2) Permohonan persetujuan Menteri Ad interim, khusus bagi penugasan PDLN Menteri.
c. Laporan kegiatan PDLN disampaikan paling lambat 2 minggu setelah kepulangan.
5. Dalam hal kegiatan PDLN dilakukan sebelum mendapatkan persetujuan Presiden, maka pimpinan kementerian/lembaga/daerah/instansi dan pelaku PDLN yang bersangkutan bertanggung jawab penuh atas segala konsekuensi yang ditimbulkan.
